2024 Kirjoittaja: Harry Day | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 15:44
Kerran aloittavana tuotannon henkilöstöosaston johtajana odotin innolla laitoksen johdon ensimmäistä kokousta. Kuvittelin kuinka tuottava johtoryhmä toimisi tiimin hyväksi.
Alisteiseni, henkilöstöosaston tarkastaja, joka työskenteli täällä lähes 50 vuotta, ei jakanut valoisia odotuksiani.”Älä ihmettele, että henkilöstöosastoa syytetään kaikista tehtaan ongelmista. Älä suutu tästä tilanteesta, johtajien on päästettävä höyry pois ja löydettävä syylliset. Ja kokouksen muoto muistuttaa enemmän basaaria kuin järjestäytynyttä työtovereiden tapaamista, joiden on tehtävä yhteinen päätös."
Itse asiassa kokous hämmästytti rakentavuuden puutteesta. He kaikki puhuivat käytännössä samaan aikaan, kuuntelematta toisiaan ja muistamatta esityslistaa. Tämän seurauksena”palavat” kysymykset jäivät ratkaisematta, ja koko aika käytettiin keskustelemaan merkityksettömistä yksityiskohdista. Siitä on kulunut 10 vuotta, mutta eri yritysten johtajien mukaan vastaavia kokouksia pidetään edelleen.
Mitä voin suositella valmentajana pitämään kokoukset rakentavina ja tehokkaina? Harkitse pyyntöä ja etsi parhaita käytäntöjä sen toteuttamiseksi. Analysoi ensin, onko sinun todella tarpeen järjestää kokous vai voitko käyttää muuta sisäisen viestinnän muotoa?
Milloin kokous pidetään?
1. Ongelman tai tehtävän ryhmäkeskustelu on tarpeen
2. On välttämätöntä jakaa tärkeitä tietoja ryhmän kanssa ja kuulla sen jäsenten mielipiteitä tästä asiasta.
3. Haluatko kerätä mahdollisimman paljon ideoita ja näkemyksiä tärkeästä asiasta
4. On olemassa ongelma, joka vaikuttaa useimpien alaistensa tavoitteisiin.
5. Tiedätkö, että tiimi haluaisi kokoontua yhteen ja ratkaista yhdessä jonkin ongelman ja jakaa samalla vastuun sen toteuttamisesta
Milloin sinun ei pitäisi pitää kokousta?
1. On järkevää käyttää muita viestintävälineitä heikentämättä suorituskykyä
2. Tehtävä on kiireellinen / tärkeä, ja sen ratkaisemisen viivästyminen voi olla liian kallista
3. Kysymys on liian henkilökohtainen, jotta se saataisiin julkiseen keskusteluun
4. Ei tarpeeksi aikaa valmistautua ja johtaa kokousta
5. Haluatko käyttää kokousta välineenä rangaistaksesi alaisiasi
Kaikki kymmenen pistettä voidaan tiivistää yhteen lauseeseen. Järjestä kokous, kun tarvitaan ryhmätyötä, älä pidä kokousta, jos sitä ei ole.
10 vinkkiä tehokkaaseen tapaamiseen
Kohde. Päätä itse, mihin tarkoitukseen sinun on järjestettävä kokous? Mitä tuloksia ja missä muodossa haluat saada kokouksen lopussa? Onko päätöksiä tehtävä? Mitä vaikeuksia voi ilmetä ja miten ne voidaan neutraloida? Missä määrin kokouksen osallistujien tavoitteet vastaavat / eroavat toisistaan? Ovatko tavoitteiden ristiriidat mahdollisia? Mitä tarkemmin ensimmäinen vaihe laaditaan, sitä vähemmän vastustusta syntyy kokouksen aikana
Osallistujat. Kokouksen osallistujien kokoonpano määräytyy sen tavoitteiden mukaan. Kutsu ihmisiä, jotka voivat todella osallistua kokouksen asioista keskusteluun. Testaa motivaatiot työryhmän rekrytointiin, muutatko kokoukset yhden näyttelijän (itsesi) teatteriksi? Onko tämä kokoonpano todella tuottava? Osallistujien kokoonpanoa kannattaa muuttaa jatkuvasti ja muodostaa se erikseen jokaiselle kokoukselle. Tämä auttaa johtajaa välttämään rutiinia ja vaikuttamaan positiivisesti ryhmän dynamiikkaan
Muoto. Valitse paras kokousmuoto tehtävien mukaan. Jos tarvitset esim
1) ilmoittaa tiimille innovaatioista
Järjestä”kokous - tiedotusviesti”. Tällaisen kokouksen tehtävänä on tiedottaa osallistujille mahdollisimman paljon tulevista muutoksista, tavoitteena on vähentää vastarintaa. Hyvä työkalu johtajan auttamiseen olisi SWOT -analyysi.
2) asettaa tehtäviä ja jakaa vastuita
"Kokousjärjestys". Hyvin jäsennelty ja selkeä muoto, tilanteen hallinta, tavoitteena on jakaa vastuu osallistujien kesken itsenäisesti. Tämä vähentää ohjattavuutta, joka voi häiritä tehtävien laatua.
3) tehdä yhteinen päätös
Järjestä "kokous-neuvottelu", jonka aikana kuuntelet kaikkien osallistujien näkemyksiä. Win-win-kokousstrategia, johtajan rooli on moderaattori. Tämän muodon työkaluja ovat aivoriihi, monipaikkainen kysely, kysely korteilla, ongelma-analyysijärjestelmä jne.
Ongelma -analyysijärjestelmä, T. Edmüller
4) Yhdistä ongelman ratkaisemiseksi
Sovittelukokous on optimaalinen muoto tällaiselle kokoukselle. On erittäin tärkeää löytää moderaattori, joka nauttii ryhmän auktoriteetista. Johtaja ei välttämättä ole aina paras valinta. On paljon tehokkaampaa kutsua ulkopuolinen asiantuntija (sovittelija, valmentaja, konsultti)
5) kerää ideoita
"Kokous - aivoriihi" on 100% paras ratkaisu tässä tapauksessa. Tärkeintä tässä muodossa on noudattaa sääntöjä ja aivoriihi -algoritmia. Ja myös ylläpitää avoimuuden ja helpon ilmapiirin muistamista siitä, että kritiikki tappaa tällaisten kokousten tehokkuuden
6) parantaa osaamista
"Kokous-oppiminen". Tämän muodon avulla johtaja voi toimia valmentajana tai valmentajana. Jaa hyödyllistä tietoa alaisten kanssa, keskustele siitä ja suunnittele, miten otat sen käyttöön päivittäisessä toiminnassa. Johtajille hyvä löytö on 30 minuutin kokoukset useita kertoja viikossa / kuukaudessa, jotka he järjestävät nimenomaan alaistensa kehittämiseksi. Yksi osaaminen - yksi kehittämistekniikka - toimintasuunnitelma on karkea algoritmi tällaisille kokouksille
Paikka. Missä tapaat tiimisi, määräytyy kokouksen tarkoituksen ja muodon mukaan. Koulutusmuoto ja "sovittelukokoukset" voivat vaatia erikokoisia ja -laitteisia huoneita. Mieti tätä etukäteen. On myös välttämätöntä, että osallistujat voivat nähdä toisensa ja pystyä ottamaan katsekontaktin kokouksen johtajan kanssa
Suunnitelma. Kokoussuunnitelman tulee olla kirjallinen. Itse asiassa tämä on esityslista, joka sisältää seuraavat asiat
- päivämäärä, aika, sijainti
- kokouksen tarkoitus
- keskusteltavat asiat
- kokouksen toivottu lopputulos ja sen muoto
- muoto
- aloittelija ja kokouksen pitäjä
- luettelo osallistujista, mukaan lukien ulkopuolelta kutsutut
Lähetä kokoussuunnitelma kokouksen osallistujille, he saattavat haluta lisätä kysymyksiä. Ajan säästämiseksi voit ratkaista useita asioita yhdessä kokouksessa
Säännöt. Kokouksen järjestämisen perussäännöt asettaa tiimi ja ne voivat vaihdella kokouksesta toiseen. Mutta on olemassa pysyviä sääntöjä, kuten aikataulujen noudattaminen, päätöksentekijöiden sopimukset, yrityspolitiikan asettamat rajoitukset, sopimukset konfliktinhallinnasta jne
Pöytäkirja. Tämä on eräänlainen yhteenveto kokouksesta, jossa kuvataan kaikki sen pääkohdat. Sen laatii kokouksen sihteeri kokouksen aikana tehtyjen muistiinpanojen perusteella. Pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen johtaja, sihteeri sekä keskeiset osallistujat (toimintasuunnitelmassa mainitut). Kopio pöytäkirjasta lähetetään kaikille kokouksen osallistujill
Aika. Ajanhallinta on yksi tapaamisen tehokkuuden avaintekijöistä. Aloita kokous aina sovittuna aikana, koska myöhemmin et voi saavuttaa täsmällisyyttä. Aseta aikataulut kaikille suunnitelman pisteille ja seuraa niiden toteutumista. Noudata 60x20x20 sääntöä:
Käytä 60% ajastasi kiireellisiin / tärkeisiin asioihin.
Jätä 20% ajasta odottamattomiin aiheisiin ja äkillisesti nouseviin kiireellisiin kysymyksiin
Käytä 20% ajasta ns. sosiaaliset tarpeet - tauot, lounas, puhuminen jne.
Loppu. Lopeta kokous hyvin arvioimalla tiimityötä. Huomaa, mitä tiimi on saavuttanut, käy läpi kehitetyn suunnitelman kohdat, varmista, että kaikki läsnä olevat ymmärtävät ja tukevat suunniteltua. Luo kokouksen lopussa yhteenvetoilmoitus, joka lähetetään kaikille kokouksen osallistujille, myös poissa oleville. Kirjoita siihen luettelo osallistujista, tärkeimmät keskustelukysymykset, tehdyt päätökset, toimintasuunnitelma ja kustakin kohdasta vastuussa olevat henkilöt, määräajat, valvontapisteet ja seuraavan kokouksen päivämäär
Kontrolli. Tilanteet, joissa kaikki päättyy kokoukseen, eivät ole harvinaisia. Jotta voit ryhtyä toimiin, tarvitset halua ja motivaatiota sekä valvontaa päätösten täytäntöönpanossa. Määrittele valvontapisteet ja niistä vastuussa olevat suoraan kokouksess
Vaikeuksia pitää kokouksia
1. Konflikti
Kokousten aikana syntyy usein konfliktitilanteita. Joskus ne syttyvät niin paljon, että kokous muuttuu keskinäisten syytösten ja henkilökohtaisten hyökkäysten virtaksi. Mitä esimiehen pitäisi tehdä tässä tapauksessa?
- Siirrä kiistanalaisen kysymyksen käsittelyä ja ratkaise se myöhemmin tämän kokouksen puitteissa. Siihen mennessä intohimot laantuvat ja osallistujat voivat ilmaista itseään rakentavasti.
- Käännä ongelman ratkaisu yksilöllisessä muodossa ja tapaa ristiriitaisia osapuolia yhtiökokouksen ulkopuolella
- Korjaa kysymys ja kehota pohtimaan sitä seuraavassa kokouksessa
- Tarjoa kompromissi
2. Viestintäestee
Neuvot, uhkaukset, kritiikki, moitteet, "diagnoosit" ja merkinnät, suositukset, määräykset, kliseet ja yleinen sanamuoto voivat kaikki olla esteenä kokoukselle. Viestintäesteet aiheuttavat vastarintaa ja antipatiaa. Johtajan on tärkeää huomata tällaiset asiat ja kiinnittää työryhmän jäsenten huomio niihin. Voit poistaa viestinnän esteet luomalla tähän liittyvän lisäsäännön. Paranna myös järjestelmällisesti tiimin viestintätaitoja
3. Virhee
Kaikissa yrityksissä voidaan havaita haittoja ja virheitä kokousten järjestämisessä. Tyypillisimpiä ovat:
- asetettujen tavoitteiden noudattamatta jättäminen
- sääntöjen noudattamatta jättäminen
- tiedon puute kokouksen osallistujille
- työntekijöiden pitäminen tuottavimpana aikana
- pään paine tai päinvastoin, passiivisuus ja mielipaha
- toimettomuus kokouksen jälkeen
Tapaamisistasi voi tulla arvokas hallintaresurssi tai musta aukko, johon aika liukenee jälkiä jättämättä. Päätös on sinun.
Suositeltava:
Psykologian Salaisuudet. Kiintymystrauma. Kiinnitysvammojen Ominaisuudet
Kiintymystrauma (mukaan lukien kiinnittymishäiriöiden tyypit, syyt ja seuraukset) on monimutkainen. Jos haluat ymmärtää sen yksityiskohtaisesti, kannattaa aloittaa alusta. Setä Z. Freud uskoi, että kiintymys perustuu lapsen fysiologisiin tarpeisiin - selviytyä, syödä, saada hoitoa ja huomiota.
Todellinen Paluu: Kuolleen Kumppanin Paluun Salaisuudet
Entisen kumppanin paluu alkaa lähes 100%: ssa tapauksista, jos päästät henkilön menemään enemmän tai vähemmän ympäristöön: ilman loukkauksia, olematta liian nöyryytetty ja pidättelemättä häntä uhkauksilla tehdä jotain itsesi tai hänen kanssaan.
Keskeneräisen Gestaltin Salaisuudet
Lapsena ystäväni äiti pelotti häntä sillä, että kaikki huoneen ympärille hajallaan olevat lelut jahtasivat häntä, kunnes hän laittoi ne siististi paikoilleen. Olimme peloissaan yhdessä, puhdistimme ja katsoimme joka tapauksessa kadulla ympärillemme, onko kadonnut karhunpentu tai sekaisin nukke juoksee takana.
Tehokkaan PSYKOTERAPIAN PERIAATTEET Ja SÄÄNNÖT
Päätös mennä psykoanalyytikkoon voi muuttaa elämää ja muuttaa elämäsi paremmaksi. Ne, jotka toivovat helppoja ja välittömiä tuloksia, voivat kuitenkin olla pettyneitä, koska puhumme aikuisen psyykeistä, joka on muodostunut monien vuosien ajan ja jonka toiminnassa voidaan saavuttaa laadullisia muutoksia vain huolellisen ja joskus vaikean työn avulla .
Kuinka Aloittaa Uusi Elämä 30 Vuoden Jälkeen: Muutoksen Salaisuudet
Kolmekymmentä vuotta on virstanpylväs, jonka läpi kaikki väistämättä kulkevat. Joillekin tämä siirtymä tapahtuu valmistautuneena, toisille se on epäselvä, ja toisille siitä alkaa henkilökohtaisen kriisin akuutti vaihe. Suurimmalla osalla tapauksista (kirjaimellisesti vain harvat ovat onnekkaita) tätä kriisiä ei voida välttää - se on seuraus yhteiskunnassa vallitsevista suhteista.
